COVID-19 - как да създадем устойчив и адаптивен финансови отдел

За много бизнеси пандемията от COVID-19 ускори необходимостта от трансформиране на финансово-счетоводния отдел.

Всички бизнеси, без значение дали търсенето за техните продукти и услуги се е запазило или намаляло драстично, се сблъскаха с много промени и трябваше да реагират много по-бързо от обичайното, за да се справят с предизвикателствата, които най-често са свързани със забавянето на плащания от клиенти и/или доставки от международни партньори. Тези проблеми станаха ежедневие и налагат продължителен натиск върху паричните потоци.

Как отделните предприятия реагираха на кризата с COVID-19 даде ясна представа колко точно устойчив е техния финансово-счетоводен отдел (заедно с бизнеса като цяло). Някои финансови отдели осъзнаха, че трябва изцяло да преосмислят процесите си и компетентността на екипите си . Други обаче установиха, че са в състояние да реагират на промените по-ефективно и плавно.

Но по какво се различават устойчивите организации и финансови отдели от останалите в бизнеса?

От една страна, разликата е породена от това дали финансовия отдел е реактивен или проактивен. Реактивните отдели най-общо казано се замислят за промяна или трансформация, само когато същата е абсолютно наложителна. Най-често промяната е породена от външни фактори като промени в законодателството или непредвидими събития като пандемията от COVID-19, или пък от вътрешни за фирмата събития - като придобиването или продажбата на бизнес, разширяването към нови пазари, и т.н. 

Проактивните и прогресивни отдели от друга страна не само реагират на събитията - те са в състояние на постоянно развитие - те трансформират начина, по който работят регулярно с цел да бъдат оптимални, ефективни и адаптивни към промените.

Осигуряването на финансовото здраве на фирмата е ключов приоритет в момента, както и отговарянето на очакванията на заинтересованите лица - като служители, доставчици, клиенти и собственици. Фирмите сега са фокусирани върху осигуряването на ликвидност и поддържането на жизненоважните бизнес процеси.

Фокусът на финансовия отдел много ясно започва да се преориентира от отчитането на сделки от предходни периоди (което така или иначе е задължително) към планирането и прогнозирането, разработването на различни сценарии, управление на бъдещи парични потоци и алтернативни опции за финансиране. Финансовият отдел не може да си позволи вече да отделя по-голямата част от времето си на рутинни дейности защото бизнесът изисква повече от тяхното време и подкрепа при вземането на решения. 

Ако сегашната ситуация беше една “обикновена” финансова криза (ако която и да е криза може да се нарече обикновена), поне рутинните действия и процеси щяха да продължат да се случват по стария начин - с минимални промени в процесите. Само че COVID-19 направи така, че повече рутинни действия също не могат да се случат както преди и на фирмите им се налага да преосмислят как разменят информация и документи с партньорите си. Въпреки че вече живеем в тази нова реалност повече от 8 месеца, все още остават много въпросителни - като например:

• Има ли достатъчно надеждни дигитални канали да се подписват договори, издават и получават фактури, и т.н.

• Предвид факта, че много служители работят от вкъщи, съществува ли система или процес за управление на документи, чрез който да се преглеждат и одобряват фактурите, или изцяло се разчита на email комуникацията?

• Има ли въведена система, съгласно която да се съхраняват всички финансови документи, които се обменят във фирмата?

• Имат ли служителите във финансовия отдел, а и тези извън него, бърз и лесен достъп до всички документи?  

Сега, повече от всякога, финансовият отдел, трябва да се увери, че има надеждна база данни за финансовата информация, така че тя да е вярна и актуална. Някои от най-важните дейности включват:

• Осчетоводяването на бизнес сделките в реално време (или близко до реално време), за да се осигури максимална видимост и прозрачност относно въздействието им върху оборотните средства; 

• Прилагането на реалистична счетоводна преценка спрямо ситуациите, които имат директно влияние върху паричните потоци - особено на вземанията;

• Предоставянето на по-детайлни, по-бързи и по-регулярни счетоводни справки по най-важните параметри за мениджмънта;

• Смяна на фокуса на отдела от осчетоводяването на сделки от предходни периоди към прогнози и финансови модели;

• Кандидатстването за различни форми на финансиране - заеми, правителствени помощи и грантове, искове към застрахователни компании и др.;

• Анализ и преценка на други мерки, въведени от правителството в помощ на бизнеса - като данъчни облекчения, отсрочки по сроковете за плащане или деклариране на данъците.

Като всяка бизнес функция, финансово-счетоводния отдел е изправен пред безпрецедентни предизвикателства в резултат на COVID-19. Има толкова много променливи, включително как да се организира работата от вкъщи (вкл. от гледна точка на необходимия софтуер и хардуер за екипа), отсъствия на персонала поради болест или други семейни отговорности, трудности за работещите родители при организирането на грижата за децата, които отклоняват вниманието им от работата. Всичко това в комбинация с несигурността за тяхната работа и стабилността на заплатите им.

Тези предизвикателства поставят допълнителен натиск върху финансовия отдел да управляват процесите както обикновено, когато няма нищо “обикновено” в ситуацията. Но тези лидери на екипи, които мислят в дългосрочен план, когато правят промени в отговор на събитията от деня, ще имат много по-голям и устойчив успех - само така бизнесът ще счита финансовия отдел за доверен бизнес партньор, а не просто за необходимост.