- Reni Ivanova - RDM
COVID-19 - как да създадем устойчив и адаптивен финансови отдел
За много бизнеси пандемията от COVID-19 ускори необходимостта от трансформиране на финансово-счетоводния отдел.
Всички бизнеси, без значение дали търсенето за техните продукти и услуги се е запазило или намаляло драстично, се сблъскаха с много промени и трябваше да реагират много по-бързо от обичайното, за да се справят с предизвикателствата, които най-често са свързани със забавянето на плащания от клиенти и/или доставки от международни партньори. Тези проблеми станаха ежедневие и налагат продължителен натиск върху паричните потоци.
Как отделните предприятия реагираха на кризата с COVID-19 даде ясна представа колко точно устойчив е техния финансово-счетоводен отдел (заедно с бизнеса като цяло). Някои финансови отдели осъзнаха, че трябва изцяло да преосмислят процесите си и компетентността на екипите си . Други обаче установиха, че са в състояние да реагират на промените по-ефективно и плавно.
Но по какво се различават устойчивите организации и финансови отдели от останалите в бизнеса?
От една страна, разликата е породена от това дали финансовия отдел е реактивен или проактивен. Реактивните отдели най-общо казано се замислят за промяна или трансформация, само когато същата е абсолютно наложителна. Най-често промяната е породена от външни фактори като промени в законодателството или непредвидими събития като пандемията от COVID-19, или пък от вътрешни за фирмата събития - като придобиването или продажбата на бизнес, разширяването към нови пазари, и т.н.
Проактивните и прогресивни отдели от друга страна не само реагират на събитията - те са в състояние на постоянно развитие - те трансформират начина, по който работят регулярно с цел да бъдат оптимални, ефективни и адаптивни към промените.
Осигуряването на финансовото здраве на фирмата е ключов приоритет в момента, както и отговарянето на очакванията на заинтересованите лица - като служители, доставчици, клиенти и собственици. Фирмите сега са фокусирани върху осигуряването на ликвидност и поддържането на жизненоважните бизнес процеси.
Фокусът на финансовия отдел много ясно започва да се преориентира от отчитането на сделки от предходни периоди (което така или иначе е задължително) към планирането и прогнозирането, разработването на различни сценарии, управление на бъдещи парични потоци и алтернативни опции за финансиране. Финансовият отдел не може да си позволи вече да отделя по-голямата част от времето си на рутинни дейности защото бизнесът изисква повече от тяхното време и подкрепа при вземането на решения.
Ако сегашната ситуация беше една “обикновена” финансова криза (ако която и да е криза може да се нарече обикновена), поне рутинните действия и процеси щяха да продължат да се случват по стария начин - с минимални промени в процесите. Само че COVID-19 направи така, че повече рутинни действия също не могат да се случат както преди и на фирмите им се налага да преосмислят как разменят информация и документи с партньорите си. Въпреки че вече живеем в тази нова реалност повече от 8 месеца, все още остават много въпросителни - като например:
Има ли достатъчно надеждни дигитални канали да се подписват договори, издават и получават фактури, и т.н.
Предвид факта, че много служители работят от вкъщи, съществува ли система или процес за управление на документи, чрез който да се преглеждат и одобряват фактурите, или изцяло се разчита на email комуникацията?
Има ли въведена система, съгласно която да се съхраняват всички финансови документи, които се обменят във фирмата?
Имат ли служителите във финансовия отдел, а и тези извън него, бърз и лесен достъп до всички документи?
Сега, повече от всякога, финансовият отдел, трябва да се увери, че има надеждна база данни за финансовата информация, така че тя да е вярна и актуална. Някои от най-важните дейности включват:
Осчетоводяването на бизнес сделките в реално време (или близко до реално време), за да се осигури максимална видимост и прозрачност относно въздействието им върху оборотните средства;
Прилагането на реалистична счетоводна преценка спрямо ситуациите, които имат директно влияние върху паричните потоци - особено на вземанията;
Предоставянето на по-детайлни, по-бързи и по-регулярни счетоводни справки по най-важните параметри за мениджмънта;
Смяна на фокуса на отдела от осчетоводяването на сделки от предходни периоди към прогнози и финансови модели;
Кандидатстването за различни форми на финансиране - заеми, правителствени помощи и грантове, искове към застрахователни компании и др.;
Анализ и преценка на други мерки, въведени от правителството в помощ на бизнеса - като данъчни облекчения, отсрочки по сроковете за плащане или деклариране на данъците.

Като всяка бизнес функция, финансово-счетоводния отдел е изправен пред безпрецедентни предизвикателства в резултат на COVID-19. Има толкова много променливи, включително как да се организира работата от вкъщи (вкл. от гледна точка на необходимия софтуер и хардуер за екипа), отсъствия на персонала поради болест или други семейни отговорности, трудности за работещите родители при организирането на грижата за децата, които отклоняват вниманието им от работата. Всичко това в комбинация с несигурността за тяхната работа и стабилността на заплатите им.
Тези предизвикателства поставят допълнителен натиск върху финансовия отдел да управляват процесите както обикновено, когато няма нищо “обикновено” в ситуацията. Но тези лидери на екипи, които мислят в дългосрочен план, когато правят промени в отговор на събитията от деня, ще имат много по-голям и устойчив успех - само така бизнесът ще счита финансовия отдел за доверен бизнес партньор, а не просто за необходимост.